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Você sabe o que é Kanban? Promova melhorias com esse método!

No contexto da gestão de projetos, as lideranças muitas vezes escolhem métodos específicos para conduzir os trabalhos e orientar a produção dos times. Levando isso em consideração, você sabe o que é Kanban?

Como se trata de um tema que desperta a curiosidade de vários gestores preocupados com a eficiência de suas equipes, preparamos o conteúdo a seguir. Nos próximos tópicos, mostraremos as funcionalidades, aplicações, vantagens e limitações dessa rica abordagem. Boa leitura!

O que é Kanban?

Em poucas palavras, podemos dizer que Kanban é um método organizado, usado para registrar e gerenciar ações. O termo é originário da língua japonesa e compreendido como um conjunto de cartas que podem ser vistas e tocadas.

crédito de sua invenção é concedido à montadora Toyota, que recorreu ao método em seu conhecido sistema de produção. Não por acaso, ele se associa a projetos que têm entregas específicas ou pontuais.

No Brasil, a ferramenta começou a ser aplicada na indústria durante a década de 1980, como forma de promover a gestão de estoque e o controle do fluxo de peças. Isso porque ela viabilizava a sintonia entre o estoque e a produção.

Rastreamento de projetos

O painel de Kanban é útil por ajudar a rastrear o andamento de um processo, pois indica quais são as atividades e etapas que estão sendo desenvolvidas em determinado momento. Além disso, ele permite que as ações sejam estruturadas a fim de evitar pequenas tarefas — que geralmente se convertem em gargalos produtivos.

Em contrapartida, a divisão é proveitosa para reduzir a quantidade de pessoal ocioso do projeto. Com uma simples analogia, podemos compará-lo às partidas de basquete: uma tarefa completa equivale a um ponto, sendo que a equipe precisa diminuir o tempo gasto entre cada arremesso.

Princípios básicos

Os três princípios básicos do Kanban são:

  • visualização da cadeia de valor: trata-se de enxergar as fases do produto em questão;
  • desenvolvimento evolucionário: mudanças simples e adaptações ágeis são feitas para entregar o que tem maior valor com antecedência;
  • restrição do trabalho e progresso em torno de estágios: o objetivo é mensurar, controlar e identificar as oportunidades de melhoria contínua.

Quando o método pode ser usado?

Agora que você já sabe o que é Kanban, chegou a hora de entender a necessidade que sua empresa tem ou não de utilizá-lo e se o método pode contribuir para estruturar um ambiente de trabalho mais produtivo e organizado.

Caso você venha se esforçando para implementar métodos ágeis na organização, o Kanban tende a ser bem-vindo. Quem já usa a visão Agile também pode se beneficiar com os ganhos de desempenho, especialmente quando há a necessidade de adotar práticas flexíveis e não engessadas, que facilitem a adaptação e a interação entre as partes.

O desenvolvimento de produtos ágeis em cenários pouco habituais para isso, como manutenções e operações, pode tirar grande proveito de um sistema visual tão versátil. Ele é necessário quando há níveis elevados de resistência às mudanças organizacionais, já que ajuda a fazer transições gradativas (do tipo cascata) para o Agile.

Se as prioridades e demandas de uma empresa mudam diariamente, o Kanban pode agregar de inúmeras maneiras, colaborando para evitar o desperdício de recursos valiosos — tempo, materiais etc.

Por mais óbvio que isso possa parecer, o método se aplica aos trabalhos que devem ter suas etapas individualmente visualizadas, de modo que seja viável analisar cada passo dado na cadeia de valor. Caso seja preciso limitar a quantidade de esforço em uma fase, também é possível utilizá-lo.

Quais são seus principais benefícios?

Uma das grandes vantagens trazidas pela metodologia é a considerável eliminação de gargalos. Isso porque o quadro de Kanban permite identificar quais tarefas travam o fluxo e, por consequência, as ações que podem ser tomadas para dar fluidez ao processo.

Outro ponto positivo é a fácil implementação — uma boa consultoria é decisiva nesse sentido. Como se trata de algo visual, que deve ficar ao alcance de todos os envolvidos, o método também agrega transparência aos processos em andamento, deixando claro quais são os responsáveis e o que se espera deles.

Por consequência, há um aumento na produtividade, pois são evitadas sobrecargas e estabelecidas as prioridades. Desse modo, o foco não é perdido e o tempo (ativo cada vez mais valioso nas empresas) não é gasto com demandas desnecessárias ou secundárias. Justamente por oferecer tantos insights e tornar algumas questões claras, o Kanban viabiliza uma série de melhorias e inovações em vários processos.

Como colocá-lo prática da melhor forma?

O primeiro e mais importante passo para colocar o Kanban em prática com excelência é a visualização prévia do fluxo de trabalho. Nesse momento, é fundamental analisar a necessidade de cada tarefa para o projeto como um todo. Defina o tempo de esforço e as ações necessárias para as etapas.

Em seguida, deve-se delimitar o número de itens em cada seção e atribuir as atividades aos responsáveis. Como o objetivo é evitar os gargalos produtivos, se o responsável pelo desenvolvimento já cumpriu sua função e está livre, há como designá-lo para ajudar nos testes ou na prototipação, por exemplo, dependendo do que está na próxima posição do workflow.

Além disso, a equipe precisa estar preparada para lidar com a transparência, pois a metodologia torna evidente quem está sendo produtivo ou não (o que é vantajoso, mas pode gerar resistência).

Quais erros evitar ao usar o Kanban?

A falta de disciplina dos times e dos responsáveis compromete toda a metodologia — e isso exige cuidados. Demandas instáveis ou emergenciais também pedem modificações em cima da hora, o que pode prejudicar o fluxo de entregas.

Embora seja um sistema benéfico para a eficácia da gestão e simples de se aplicar, ele apresenta desafios. Por conta disso, a implementação tem muito a ganhar a partir do acompanhamento de uma consultoria especializada.

Saber o que é Kanban e aplicá-lo corretamente em seu negócio tende a melhorar a produtividade e os processos. Assim, você tem um maior controle sobre as atividades e pode tomar as melhores decisões sobre o rumo do projeto.

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